行政公文的格式

3.紧急程度
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。如需 要标识紧急程度，使用3号黒体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如 需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶 格标识在版心右上角第2行。

 

4.发文机关名称
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上 边缘至版心边缘一般为25毫米。发文机关标识推荐使用小标宋体字（红色)。如“XX省 人民政府文件”、“X X公司文件”。联合行文时主办机关名称应当排列在前，上下居中排布； 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

 

5.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文机关名称下空 2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六 角括号“〔）”括入；序号不编虚位（即1不编为001)，不加“第”字。如“闽科院〔2006) 16号”，表示福建省科学院在2006年度所发的第16号公文。

 

6.签发人
上报的公文应当标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居 左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用 3号楷体字标识签发人姓名，如图2-2。

 

7.红色反线
发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。
 

 

二、主体

 

公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、 主送机关、正文、附件、成文日期、机关印章、附注等部分。

 

1.公文标题
完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。一般位于红 色反线下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布。公文标题中除法规、规章名称加书名 号外，一般不使用标点符号。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情 况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文机关；二是省略事由，如《新大地公司 通告》。

 

2.主送机关
主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要 受理机关。位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后1个 主送机关后标全角冒号。

 

3.公文正文
正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公 文外，正文内容分开头（又称原由或引据)、事项、结尾三个部分。主送机关下1行，每自 然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。

 

4.附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指 随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附 件，根据需要而定。公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码 (如“附件：1.XXXX”），

 

5.成文日期
一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人 的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或 以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文日期关系到公文的时效。成文日期要 用小写汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字书写，“零”写为“〇”。成文日期，一 般位于正文末发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下。

 

6.机关印章。
公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖 得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办 机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

 

7.附注。附注用于说明其他项目不便说明的事项，如说明有关引文的出处；解释有关 名词术语；发至级限等。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。公文如有附注，居 成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

 

三、版记

公文版记为主题词及其以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、 分栏线、抄送单位、印发机关、印发日期等部分。

 

1.主题词。
主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词 性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》、《教育类公文主题 词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用3-5个主题词。主 题词使用3号黒体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于 冒号之后；词与词之间，不写标点，空1个字的间距。

 

2.分栏线。
主题词以下，每栏均用分栏线隔开，首线与底线用反线，中间为正线，宽 度同版心（156毫米）》

 

3.抄送单位。
指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或 规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下1行，左右各空1个字，使用3号仿宋 体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关名称排于冒号之后，抄送机关名称之间用逗 号隔开。

 

4.印发机关、印发日期。
印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公 文付印的日期为准。

 

印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行，使用3号仿宋体字。前面左空1 字写印发机关，最后写印发日期，印发日期右空1字。