一、函的适用范围及特点
函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
函主要有三个特点。
1.适用范围广泛,使用灵活方便。函既可用于相互商洽工作,询问答复问题,又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。
2.行文方向具有多向性。既可平行,又可以上行、下行,但大多作平行文。
3.用语谦敬性。不论什么类型的函,用语皆得注重谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方更多的理解和支持。
二、函的主要类型
1.按照内容和用途,函可分成四种类型。
(1)商洽函。主要用于机关之间相互商量和接洽工作。
(2)询问性函。主要用于机关之间互相询问问题,征求意见。
(3)答复性函。主要用于机关之间答复问题。
(4)请求性函。主要用于机关之间请求配合,以及向有关主管部门请求批准。
2.按照文面规格,函可分为公函和便函。
3.按照行文方向,函可分为去函、来函和复函。去函即是主动发出的函;来函是本单
位收到的函;复函则是针对来函所提出的问题或事情,被动答复的函。
三、函的结构和写法
(一)标题
一般由发文机关、事由、文种三要素组成。有的标题省去发文机关。
(二)正文
1.去函的正文开头,一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事
项部分应采用叙述和说明的写作方法,是什么就写什么,要简明扼要,又要交代清楚。如
果要求对方回复,则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。
例文 2-23
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
××大学:
近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)第二章 行政公文 65
三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。(略)
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。
特此函达,希研究见复。
中国科学院××研究所(盖章)
二○○二年×月×日
这是一则商洽函。希望两家建立全面协作关系。为了实现协作,商洽函还就具体问题提出建议,使得商洽内容有针对性。
2.复函的正文写法同批复正文写法基本一样,由引语和答复意见两部分组成。引语就是引述来函标题及来函发文字号。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复,即表示同意或不同意,不同意还要写明原因。常用的结语有“特此函复”、“此复”,等等。
例文 2-24
关于××厂请求协助解决技术人员进修外语的复函
××公司:
贵公司××年×月×日函收悉。现答复如下:经与外语系研究,同意接受贵公司 10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜,请贵公司速派人到我校与外语系有关人员作具体商议。
此复。
××大学校长办公室(章)
一九九×年×月×日
这是一则答复性函。正文首句引述来函的日期,表明已知来函之意。这种开头是复函惯用的写法,其作用是开门见山,简洁明了。接着写答复事项,表明自己的意见。然后说明办理事项的要求。最后用“此复”惯用语作结。
四、函的写作注意事项
1.正确使用文种。向平行和不相隶属机关行文请求或回复需要批准的事项,应该使用
66 应用写作教程
“函”,而不用“请示”或“批复”。
2.一事一函。
3.内容简洁。
4.用语得体。公函的语言讲究规范、明了,语气要注意礼貌和尊重对方。
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